Bando di gara: Realizzazione dell'Evento europeo per i giovani 2018

2 maggio 2017

PROGRAMMA DI RIFERIMENTO

L'Evento europeo per i giovani (European Youth Event — EYE) è un evento intrapreso ed ospitato su base biennale dal Parlamento europeo dal 2014, il cui scopo consiste nel promuovere la cittadinanza partecipativa tra i giovani europei.

L'EYE ha luogo presso la sede del Parlamento europeo a Strasburgo e riunisce migliaia di giovani di età compresa tra 16 e 30 anni, invitandoli a partecipare alle discussioni su questioni di attualità con responsabili decisionali e conferenzieri che possiedono ampie competenze professionali. L'evento si è tenuto già 2 volte, nel 2014 e nel 2016, con varie audizioni di approfondimento nei mesi successivi ad ogni edizione. La terza edizione è prevista per il 25 e il 26.5.2018.

Il contraente dovrà assistere il Parlamento europeo (PE) nella pianificazione, organizzazione ed attuazione di tutti gli aspetti logistici ed organizzativi dell'EYE 2018, offrendo tutto il know-how, i servizi, la logistica, i materiali, le apparecchiature ecc. necessari, in cooperazione con l'équipe di progetto EYE, i servizi interni del Parlamento ed i partner esterni.

L'Evento europeo per i giovani (European Youth Event — EYE) è un evento intrapreso ed ospitato su base biennale dal Parlamento europeo dal 2014, il cui scopo consiste nel promuovere la cittadinanza partecipativa tra i giovani europei.

L'EYE ha luogo presso la sede del Parlamento europeo a Strasburgo e riunisce migliaia di giovani di età compresa tra 16 e 30 anni, invitandoli a partecipare alle discussioni su questioni di attualità con responsabili decisionali e conferenzieri che possiedono ampie competenze professionali. L'evento si è tenuto già 2 volte, nel 2014 e nel 2016, con varie audizioni di approfondimento nei mesi successivi ad ogni edizione. La terza edizione è prevista per il 25 e il 26.5.2018.

Il contraente dovrà assistere il Parlamento europeo (PE) nella pianificazione, organizzazione ed attuazione di tutti gli aspetti logistici ed organizzativi dell'EYE 2018, offrendo tutto il know-how, i servizi, la logistica, i materiali, le apparecchiature ecc. necessari, in cooperazione con l'équipe di progetto EYE, i servizi interni del Parlamento ed i partner esterni.

Al contraente verrà chiesto di assistere il PE nella pianificazione, organizzazione ed attuazione di tutti gli aspetti logistici ed organizzativi dell'evento, offrendo tutto il know-how, i servizi, la logistica, i materiali, le apparecchiature ecc. necessari, in cooperazione con l'équipe di progetto EYE, i servizi interni del PE ed i partner esterni.

Non solo la prestazione di questa assistenza richiederà un elevato livello di impegno da parte del contraente in termini di rapidità di consegna, ma l'équipe addetta al progetto dovrà anche riunire un'ampia gamma di competenze per poter realizzare il contratto con successo.

Le fasi obbligatorie riprese sotto possono essere completate da fasi ed elementi supplementari che verranno proposti dall'équipe di progetto EYE o dal contraente, affinché gli incarichi richiesti possano essere eseguiti in modo ottimale. La descrizione di cui sotto può essere flessibile.

i) Una serie di riunioni/workshop con l'équipe di progetto EYE ed altri servizi pertinenti del PE se/ove necessario, per illustrare in dettaglio gli incarichi, specificare le esigenze, i vincoli e le aspettative nel quadro del progetto. Questa è una fase in cui il contraente dovrà raccogliere le informazioni necessarie per elaborare il concetto relativo ad ogni pacchetto di lavoro.

Periodo/termine ultimo: giugno–dicembre 2017.

ii) Un concetto relativo ad ogni pacchetto di lavoro. I concetti dovranno includere, tra l'altro, una descrizione chiara e dettagliata del/dei processo/i, gli obiettivi del pacchetto di lavoro, gli indicatori, il coordinatore del pacchetto di lavoro e l'intera équipe, subappaltatori inclusi. I concetti dovranno essere impostati sulla fase di documentazione precedente.

Termine ultimo: fine dicembre 2017.

iii) Un piano attuativo dettagliato, strutturato in pacchetti di lavoro secondo ogni elemento dell'evento, ossia gestione dei partecipanti, logistica interna, segnaletica interna e segnaletica esterna/spazi pubblici, cerimonie di apertura e chiusura, accreditamento e accoglienza dei partecipanti, accoglienza e assistenza tecnica di partner, collaboratori, organizzatori di attività, accoglienza e gestione dei conferenzieri, organizzazione dei trasporti per i partecipanti, gestione dei volontari, protezione e sicurezza ecc. Occorrerà inoltre stilare una relazione di valutazione dei rischi per ogni pacchetto di lavoro. Il piano attuativo deve essere corredato di un bilancio dei costi dettagliato per tutti i pacchetti di lavoro, le attività e gli incarichi descritti nel piano, nonché di un calendario dei risultati.

Termine ultimo: fine gennaio 2018.

iv) Convalida del piano attuativo.

Termine ultimo: fine febbraio 2018.

v) Attuazione.

vi) Rendicontazione: presentare all'équipe di progetto una relazione sintetica di tipo «lezioni apprese» che analizzi le forze e le debolezze dell'evento e proponga misure alternative diverse o più efficaci per gestire simili eventi in futuro.

Termine ultimo: assieme alla relazione finale.

CHI PUO' PARTECIPARE

Valore, IVA esclusa: 1 500 000 EUR

COME PARTECIPARE

PAESI AMMISSIBILI

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Gazzetta S 059-109054 del 24.03.2017

Pagina web per documenti e formulari

Si consiglia di consultare regolarmente il sito web ufficiale del bando per gli aggiornamenti e le informazioni addizionali. - NULL

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