Ammissibilità della spesa nei progetti: norme e principi generali

Cosa si intende per ammissibilità della spesa e quali principi seguire nella costruzione di un budget di progetto? Come elemento fondamentale nella pianificazione di un progetto, la costruzione del budget tra voci spesa e ammissibilità dei costi, è una fase fondamentale e delicata nella scrittura di un progetto.

Quando si parla di "spesa ammissibile" si fa riferimento al fatto che ogni voce di spesa debba collocarsi tra il termine iniziale di ammissibilità (ovvero la data in cui la Commissione ha ricevuto la richiesta di finanziamento) e il termine ultimi di ammissibilità (la data fissata dalla Commissione nella decisione di concedere il contributo). Soggetto beneficiato e partner di progetto devono attenersi a specifiche modalità di rendicontazione delle spese sostenute, dalla rendicontazione periodica fino alla rendicontazione finale.

Norme sull'ammissibilità della spesa

Esistono, quindi, delle precise regole per il rispetto dei criteri di ammissibilità della spesa e per il corretto svolgimento delle attività di gestione amministrativo-contabile e di rendicontazione delle spese. Soggetti beneficiari e partner del progetto devono necessariamente seguire le indicazioni ai fini del riconoscimento delle spese sostenute.

Nell'ambito dei fondi strutturali e di investimento europei (Fondi SIE) sono previste specifiche disposizioni a definire le spese ammissibili e rimborsabili dal bilancio comunitario, così come quelle non ammissibili. L'ammissibilità delle spese è determinata dalle norme nazionali, fatte salve le norme specifiche di ciascun Fondo e dalle norme previste dal Regolamento (UE) (in particolare nell’articolo 65 Reg.1303/2013).

La norma nazionale sull'ammissibilità della spesa

Per trattare correttamente il tema dell'ammissibilità della spesa, occorre comprendere a fondo i principi richiamati nell'articolo 2 della norma nazionale, in quanto applicabili, in linea generale, a tutte le tipologie di spesa. Affinché una spesa possa essere ritenuta ammissibile, devono essere soddisfatti i requisiti di carattere generale. Deve quindi essere:

• pertinente e imputabile ad un'operazione selezionata dall'Autorità di Gestione o sotto la sua responsabilità, conformemente alla normativa applicabile;
• effettivamente sostenuta dal beneficiario e comprovata da fatture quietanzate o giustificata da documenti contabili aventi valore probatorio equivalente o da idonea documentazione che fornisca una ragionevole garanzia che la spesa sia stata effettivamente sostenuta;
• sostenuta nel periodo di ammissibilità delle spese;
• tracciabile ovvero verificabile attraverso una corretta e completa tenuta della documentazione al fine di assicurare, con riferimento alla spesa, l'esistenza di un'adeguata pista di controllo;
• contabilizzata, in conformità alle disposizioni di legge ed ai principi contabili e, se del caso, sulla base delle specifiche disposizioni dell'Autorità di Gestione.

Principi generali della rendicontazione

I principi generali richiamati nella norma nazionale, in linea con quelli europei e nazionali applicati nel periodo di Programmazione 2007-2013, tengono conto anche dell'ammissibilità della spesa in caso di utilizzo delle misure di semplificazione previste dai Regolamenti comunitari. In particolare, i regolamenti comunitari sono atti normativi a carattere generale, vincolanti e direttamente applicabili senza che sia necessario un intervento formale delle autorità nazionali, a meno che non sia richiesto dallo stesso regolamento.

Al regolamento e alle norma sopracitate, si aggiungono altri aspetti da considerare, di carattere specifico, quali:

• il divieto di doppio finanziamento, secondo cui non è ammissibile la spesa per la quale il beneficiario abbia già fruito (per la stessa spesa) di una misura di sostegno finanziario pubblico nazionale o comunitario;
• nel caso di aiuti di Stato ai sensi dell'articolo 107 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), le spese ammissibili sono quelle riconosciute dalla Commissione europea nella relativa decisione di autorizzazione dell'aiuto o, in caso di aiuti esentati dall'obbligo di notifica, quelle previste dai relativi Regolamenti di esenzione, fatte salve eventuali disposizioni più restrittive previste dai Regolamenti sui Fondi SIE;
• nel caso di spese relative ad operazioni finanziate nell'ambito dei Programmi dell'Obiettivo Cooperazione territoriale europea (FESR) sostenute sul territorio nazionale, le norme nazionali in materia di ammissibilità delle spese sono applicabili qualora non siano diversamente disciplinate dal Regolamento delegato (UE) n. 481/2014 o dalle regole supplementari definite dagli Stati membri nell'ambito del Comitato di Sorveglianza di ciascun Programma di cooperazione territoriale europea;
• infine, con riferimento alle operazioni a valere sul FEAMP che non comportano spese del Beneficiario, la spesa ammissibile è l'aiuto pubblico erogato al Beneficiario.

Archiviazione della documentazione di spesa

Un utile e necessario consiglio per un progettista che sia obbligato a rendicontare le voci di spesa per poi redigere un report finale, è quello di costruire un archivio della documentazione delle spese. In particolare, è utile:

• dividere i documenti per categoria di spesa;
• dividere le voci di spesa e budget lines;
• utilizzare identificativi per semplificare la ricerca dei documenti giustificativi della spesa registrata;
• per ogni macrovoce prevedere riepilogativi che elenchino i documenti presenti a supporto di ogni voce di spesa.

Una volta concluso il progetto sarebbe opportuno considerare la conservazione della documentazione collegata alle spese effettuate e registrate. Bisogna conservare, infatti, la documentazione per almeno cinque anni dalla fine del progetto, in quanto sono possibili audit di secondo livello e controllo.

Costruzione del budget: il corso di Obiettivo Europa

Un budget tecnicamente corretto e ben bilanciato è il presupposto essenziale per una candidatura di successo, ma anche per una gestione efficace del progetto. Dalla teoria alla pratica, il corso di Obiettivo Europa illustra metodologie e strumenti utili per costruire e gestire budget a supporto di progetti finanziati dai programmi europei a gestione diretta e indiretta e le regole di rendicontazione.

Lo scopo di offrire specifiche competenze e formare professionalità in grado di:

• predisporre correttamente il budget in fase di presentazione della richiesta di finanziamento;
• presentare rendicontazioni a norma (ammissibilità delle spese);
• massimizzare l’impatto del progetto sulle finanze del beneficiario.

Per informazioni sull’intero programma, date e costi è possibile consultare il sito di Obiettivo Europa.