Analisi dei rischi: come evitare il fallimento del progetto

Cosa determina il successo di un progetto? E cosa si intende per "gestione del rischio"? Un project manager sa che un progetto ha successo quando, oltre a pianificare ogni passaggio, si prevedono potenziali rischi e insuccessi a cui si può andare incontro. Gestire efficacemente un progetto significa, quindi, essere preparati all'imprevisto: il modo migliore per affrontare i rischi è prevederli, analizzarli e trovare in anticipo delle possibili soluzioni.

Gestione dei rischi in quattro fasi

Calo delle prestazioni, sforamento del budget, sono solo due dei possibili rischi a cui è possibile andare incontro nella gestione di un progetto. Anche in un progetto ben organizzato e pianificato ci si può imbattere in imprevisti, errori, piccoli fallimenti: l'importante è correggere il tiro e riequilibrare la direzione del lavoro. Come fare? Strutturando un piano d'azione per non ritrovarsi impreparati. Ecco, quindi, sei passaggi da seguire dopo l’avvio del progetto:

Identificare i rischi. Attraverso una vera e propria lista di tutti i potenziali eventi di rischio, tutto ciò che potrebbe avere un effetto negativo sull’andamento del progetto, dal budget alle tempistiche fissate. Cosa può condizionare il lavoro e quante sono le probabilità che un certo rischio si verifichi? Quali sono le conseguenze a cui si potrebbe andare incontro? In questa fase è utile consultare gli stakeholder del progetto, esperti in materia, ma soprattutto consultarsi con il proprio team per avere una panoramica comune di quelli che potrebbero essere gli ostacoli da affrontare.
Analizzare la gravità e definire le priorità. Stilata la lista è ora di comprendere quali siano le problematiche più gravi che potrebbe rischiare di portare ad un vero e proprio fallimento, ma soprattutto definire un piano di risposta. Pensare all’impatto che un rischio avrebbe sull’efficacia del progetto servirà a definirne la priorità. In questo passaggio, risulta utile anche assegnare ad ogni attore del progetto la responsabilità di un eventuale rischio: avrà il compito di sviluppare un eventuale piano di mitigazione.
Monitorare la valutazione del rischio. Ogni progetto porta con sé un cambiamento spesso previsto, altre volte no. Nell’ambito di questo percorso i rischi possono modificarsi. Per questo motivo il primo passaggio di identificazione del rischio non è risolutivo; serve attuare una costante analisi delle circostanze che possono di conseguenza modificare eventuali rischi da affrontare e priorità precedentemente fissate. Fase delicata quindi, quella del monitoraggio, perché consente di individuare nuove criticità del progetto. Gli strumenti di gestione di progetto semplificano questo passaggio perché consentono di avere una visione chiara dell'andamento del progetto: software di gestione del lavoro come Asana o Trello potrebbero aiutare ad avere consapevolezza dei cambiamenti.
Intervenire. È la fase operativa della gestione dei rischi. Una volta individuati e monitorati, si passa al piano d’azione. Se sono state seguite le precedenti fasi, a questo punto dovrebbe essere chiaro come intervenire per evitare il fallimento del progetto.

I rischi più comuni di progetto: come evitarli?

L’analisi del rischio è parte importante del processo di pianificazione di progetto. Prevedere in tempo una problematica aiuta ad intervenire nel modo più corretto. Quali sono i rischi più comuni?

Non rispettare i parametri fissati. Si parla di slittamento del progetto quando non si rispettano gli obiettivi finali fissati in precedenza. È rischioso e poco efficace cambiare in corso d’opera i parametri e gli obiettivi di un progetto: potrebbe causare un effetto a catena, creando una confusione su quelli che dovrebbero essere i risultati attesi dell’idea progettuale. Come mitigare questo rischio? Stabilendo parametri chiari e definiti fin dall’inizio entro cui agire, tenere aggiornato tutto il team e gli stakeholder sull’andamento del progetto per comprendere se si sta rispettando l’ambito inizialmente concordato.
Superare il budget prefissato. Il rischio associato ai costi si verifica quando in un progetto si supera il budget inizialmente stabilito. Questo può succedere a causa di un budget non realistico, poco dettagliato o discusso nella fase di pianificazione del progetto. Come gestire questo rischio? Calcolare accuratamente il costo di ogni elemento e attività, monitorando il budget nel corso del progetto.
Tempi stretti. Il fattore tempo legato alle attività previste dal progetto è uno degli elementi più delicati che potrebbero causare ritardi e quindi maggiori spese. Rimandare le scadenze, infatti, potrebbe condizionare altri aspetti come il budget o il rendimento generale. Una regola generale è quella di rispettare sempre scadenze e tempistiche fissate ma soprattutto calcolare per eccesso il tempo necessario per completare le attività in fase di pianificazione.
Calo del rendimento del progetto. Se il progetto non procede come previsto inizialmente, si può andare incontro ad un calo del rendimento causati dai tempi stretti o dalla mancanza di confronto con gli altri membri del team. Una comunicazione aggiornata e aperta può aiutare a mantenere alte le prestazioni e individuare in tempo un basso rendimento.

Il brainstorming è la chiave

La gestione del rischi di progetto e l'implementazione di un piano operativi da attuare in caso si presentassero risulta utile quando si tratta di progetti ampi e complessi, per preparare il team a qualsiasi imprevisto. In realtà, non tutti i progetti necessitano di un'analisi preventiva e così dettagliata dei rischi. Per i piccoli progetti è spesso più utile stabilire una comunicazione chiara e aperta tra tutti i membri del team: il brainstorming è la chiave, il confronto costante e aggiornato su tutti i passaggi del progetto, valutando passo passo i rischi e le eventuali problematiche che potrebbero inficiare sul rendimento.