Avere una chiara idea progettuale è il primo passo, ma cosa comporta il concretizzare quest'idea e a cosa fare maggiormente attenzione prima della candidatura della proposta? Quattro azioni che occorre mettere in atto prima di compilare una proposta di progetto.
1. Iscrizione al Participant Portal e PIC number
La stragrande maggioranza dei programmi di finanziamento richiede l'utilizzo di un formulario online per l'invio della proposta progettuale. Per questo motivo è fondamentale iscriversi al Participant Portal e ottenere il PIC number, ossia il numero identificativo della propria organizzazione.
La procedura per ottenere il PIC è facile e veloce, inoltre, il PIC number rimane sempre valido. Una volta portata a termine l'iscrizione, è possibile aprire il formulario di progetto online. Inserendo il PIC number nella sezione anagrafica, il sistema della Commissione Europea ricava automaticamente tutte le informazioni di tipo amministrativo, legale e finanziario inserite al momento dell'iscrizione al portale e per l'ottenimento del PIC. Al fine di inserire le organizzazioni partner nella proposta di progetto, occorre chiedere loro il PIC number, in modo da ottenere subito tutte le informazioni che le riguardano. Se i partner non hanno alcuna esperienza in progettazione europea, probabilmente non avranno ancora un PIC number e sarà necessario che lo richiedano eseguendo la medesima procedura.
2. Attenta lettura di tutta la documentazione
Il secondo passo è quello di leggere scrupolosamente tutti i documenti necessari per la redazione della proposta progettuale: bando, linee guida e allegati. Da tenere presente che certe sezioni si palesano solo se si risponde in un determinato modo ad alcuni quesiti, quindi è bene analizzare domanda per domanda e fare delle prove per capire quali sono tutte le sotto-domande esistenti, in modo da non avere brutte soprese durante l'invio della proposta progettuale.
In questa fase iniziale è fondamentale capire in particolare due aspetti: tutto ciò che risulta da quest’analisi deve essere condiviso con il partenariato in modo che tutto sia chiaro a tutti:
- il progetto è finanziato al 100% o una parte andrà co-finanziata dai partner?
- il partenariato è in regola con i criteri di ammissibilità?
3. Analisi SWOT
Il terzo passo è capire se un programma di finanziamento risponde veramente alle proprie esigenze. Ma come? Attraverso una SWOT analysis della propria organizzazione, ossia una valutazione di punti di forza (Strength), debolezze (Weakness), opportunità (Opportunity) e minacce (Threat).
- punti di forza (elemento interno): per esempio, le competenze che saranno apportate con il progetto;
- debolezze (elemento interno): ciò che manca all'organizzazione che candida il progetto e che andrebbe a costruire attraverso la realizzazione del progetto stesso insieme ad altri partner. Una sinergia che migliorerà competenze, prodotti e visibilità;
- opportunità (elemento esterno): collaborazione con altre organizzazioni, nuovi contesti e settori di azione;
- minacce (elemento esterno): per esempio, difficoltà nel trovare partner adeguati, impatto locale poco rilevante, impatto internazionale poco rilevante.
4. Analisi delle policy e dei progetti finanziati
Prima di procedere alla scelta del programma di finanziamento più adatto, occorre effettuare un'altra analisi che aiuti a capire che cosa è stato finanziato finora da quel determinato programma.
Questo ci serve a non ripetere progetti già esistenti, a proporre qualcosa di innovativo, a trarre ispirazione e a capire che cosa funziona e cosa è vincente: in sostanza, permette di estrapolare e applicare alla propria proposta quegli elementi che secondo i valutatori caratterizzano un progetto di successo. Infine, è d'obbligo una fase di studio preliminare dove vengono presi in esame i documenti, i libri bianchi (white paper) e i libri verdi (green paper) della Commissione Europea nei settori specifici del nostro progetto, le policy, i trend e la strategic research agenda con tutte le priorità di ricerca della CE per gli anni a venire.
Per fare questo, può essere utile dare un'occhiata al sito EUR-Lex, un portale che raccoglie tutta la giurisprudenza dell'UE.
