Le regole che presenteremo in questa pillola di progettazione, estratta dal corso Budget e rendicontazione dei progetti europei, si riferiscono principalmente al programma europeo Horizon, ma sono in gran parte valide anche per gli altri programmi di finanziamento.
Ricordiamo che è comunque necessario studiare caso per caso la documentazione ufficiale che varia sempre, almeno in parte, di anno in anno, oltre che da programma a programma.
I costi sostenuti per il progetto vengono rendicontati tramite un documento che si chiama Financial Statement, il quale deve essere predisposto a intervalli di tempo definiti già nel Grant Agreement.
Si tratta dei cosiddetti reporting period (periodi di rendicontazione) che hanno in genere una cadenza di 6, 12 e 18 mesi a seconda della durata totale del progetto.
In ogni caso è sempre necessario verificare con il vostro specifico contratto la cadenza dei reporting period, perché questi Financial Statement possono essere soggetti a dei controlli.
Esistono 4 livelli di controlli:
- Controllo preliminare, di carattere formale e di coerenza con rispetto al budget, svolto dalla CE quando riceve il Financial Statement;
- Controlli di primo livello, svolti da un revisore legale e indipendente che deve essere obbligatoriamente incaricato dallo stesso beneficiario qualora il progetto superi determinate soglie di costi rendicontabili;
- Controllo di secondo livello, svolto dalla CE stessa o direttamente o tramite dei suoi delegati, normalmente delle società di revisione;
- In un numero molto limitato di casi potrebbe esserci un altro livello di controllo, esercitato dalla Corte dei Conti europea, simile al secondo livello. Questi controlli vengono svolti per accertare che la stessa CE abbia speso in modo efficace ed efficiente i propri fondi ed esercitato scrupolosamente i propri controlli.
I controlli dalla Corte dei Conti sono svolti sull'operato della stessa CE e non su quelli dei beneficiari del finanziamento. In ogni caso sono casi molto particolari e poco probabili.
Di seguito alcuni consigli per uscire indenni da un controllo:
- Accertatevi che il revisore che volete incaricare abbia un'adeguata conoscenza delle regole di rendicontazione della CE;
- Conferite l'incarico in anticipo, meglio ancora all'inizio del progetto in modo da poter concordare con il revisore le procedure che adotterete per la rilevazione dei costi e per la loro rendicontazione. Così facendo non vi troverete di fronte a brutte sorprese, ossia eccezioni rispetto ai costi rendicontati. Infatti, è meglio evitare che il revisore arrivi a controllare quando già più di un rendiconto è stato inviato alla CE, perché potrebbe rilevare errori irrecuperabili. Il compito di un bravo revisore è quello di anticipare i problemi e indicarvi delle procedure che siano idonee ad evitare che possano emergere problemi in caso di controllo di secondo livello da parte della CE. Il controllore, infatti, svolge un ruolo di controllo, ma anche di prevenzione.
Per scoprire come rendicontare i costi del personale, segui il corso e approfondisci l’argomento con
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