Una volta letto attentamente il bando, è necessario affrontare il formulario che presenta una logica finalizzata alla valutazione da parte di terzi del proprio progetto. In particolare, il formulario si basa su elementi di carattere descrittivo, sintetici e quantitativi.
Prima di approcciarsi al formulario però, è importante strutturare il progetto secondo il metodo del Logical Framework o Quadro Logico. Questo metodo permette di compilare la documentazione in maniera chiara ed efficace. Lo schema progettuale dovrà essere strutturato secondo le categorie del quadro logico e assicurare piena coerenza tra gli obiettivi, irisultati attesi oggettivamente misurabili e le attività previste per raggiungerli, i tempi e le risorse allocate per la loro realizzazione.
Quali sono le voci del formulario?
- Titolo (eventualmente con acronimo);
- durata del progetto;
- analisi del contesto e territorio di attuazione;
- obiettivo generale;
- obiettivo specifico;
- descrizione del progetto (le attività che si andranno a realizzare);
- cronoprogramma delle attività.
Consigli pratici per la compilazione del formulario
- Accertarsi che il formulario sia quello più recente. Può succedere, infatti, di scaricare formulari antecedenti non aggiornati, specialmente nel caso di bandi annuali che vengono pubblicati sempre nello stesso periodo.
- Annotare ed evidenziare alcune parti del formulario. Per esempio, le parti che risultano di più difficile comprensione, nell'ottica di presentare un quesito all'help desk dell'ente finanziatore. Oppure le informazioni che non si sono prese in considerazione al momento della progettazione del nostro intervento nella fase di pianificazione o, ancora, le sezioni complesse per le quali è necessario il contributo di professionisti o di esperti di un certo settore che ci aiutino a sviscerare meglio quelle parti. Anche tutte le parti che vanno datate, firmate e timbrate dal legale rappresentante o quelle che devono essere compilate dai partner, nel caso in cui il progetto venga presentato da un consorzio di organizzazioni, è bene che vengano messe in evidenza.
- Da evutare enunciati vaghi e ambigui. Per quanto riguarda la questione di stile e scrittura: chi valuterà il progetto non conosce l'area di intervento e i contenuti del progetto, soprattutto ha poco tempo per leggerlo.
- Attenzione agli errori grammaticali.
- Evidenziare graficamente per dare respiro alla struttura del testo usando spazi e la divisione in paragrafi.
- Occorre parlare la stessa lingua del valutatore: quando il valutatore esamina la proposta si aspetta di trovare nel testo i termini che sono stati utilizzati nel bando. Termini come "task", "target group", "deliverable", "milestone". È importante, quindi, utilizzare nella compilazione del formulario gli stessi termini del bando, in modo da creare un linguaggio comune con il valutatore.
- Descrivere in modo chiaro le attività progettuali. Spiegare non solo il "cosa" ma il "come": il valutatore, infatti, per quanto possa avere competenze trasversali, sicuramente non è esperto di tutto.
- Prevedere sempre quelle attività trasversali: il piano di comunicazione disseminazione dei risultati e le attività di gestione, coordinamento, monitoraggio e valutazione del progetto.
- Accertarsi che tutto sia in ordine tramite la check list: uno strumento di autovalutazione che serve proprio a verificare che la proposta progettuale sia coerente ed esaustiva rispondendo a tutti i requisiti formali e di sostanza che vengono richiesti nel bando.
- Verificare che il budget non contenga errori di calcolo. È importante verificare la procedura utilizzata nella costruzione del budget di progetto per evitare di andare incontro agli errori più comuni.
