Per il contenimento e la gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19 sono state adottate misure molto restrittive che comportano la sospensione di manifestazioni, di eventi e di ogni forma di riunione, nonché dei viaggi all’estero e degli spostamenti all’interno del territorio nazionale.
Queste misure, ormai intraprese anche in molti altri Paesi europei, hanno rilevanti ripercussioni nella gestione dei progetti finanziati con fondi europei, nell’ambito dei quali si sono dovute ripianificare attività, cancellare trasferte o annullare eventi in programma.
- In questa situazione emergenziale, i costi sostenuti per l’organizzazione di una missione all’estero che non potrà essere svolta saranno rendicontabili nel progetto?
- Le attività programmate nelle prossime settimane potranno essere annullate o riprogrammate senza compromettere la realizzazione del progetto?
- Gli eventi di formazione in presenza potranno essere sostituiti con attività di formazione online?
- A fronte di questa situazione emergenziale e della sua durata sarà possibile richiedere un’estensione del termine per la conclusione delle attività progettuali?
- Infine, saranno rendicontabili gli ulteriori costi necessari per la riprogrammazione delle attività progettuali annullate?
Per rispondere a queste domande, ci siamo accorti di quanta poca chiarezza ci sia ancora a riguardo.
l modelli di convenzione tra la Commissione Europea e i beneficiari prevedono la possibilità di cancellare, sospendere o posporre le attività progettuali in caso di forza maggiore.
Per forza maggiore si intende “qualsiasi situazione o evento imprevedibile ed eccezionale, indipendente dalla volontà delle parti, che impedisca di adempiere a uno o più obblighi nell’ambito della Convenzione, non attribuibile a colpa o negligenza di una di esse, di un subappaltatore, di un ente affiliato o di terzi destinatari di un sostegno finanziario e che risulti inevitabile nonostante la diligenza degli interessati.
Questa clausola si applica all’emergenza COVID-19?
Non dovrebbero esserci dubbi, vista la situazione che stiamo vivendo a causa del COVID-19. Questa clausola dovrebbe poter essere invocabile a tutti i progetti in corso e, di conseguenza, tutte le spese sostenute per l’organizzazione eventi da riprogrammare o di trasferte da cancellare dovrebbero poter essere rendicontate nel progetto, oltre a tutti gli ulteriori costi necessari per la riprogrammazione dell’attività.
Eppure, sul Participant Portal e sui siti internet di molte Agenzie, non abbiamo trovato nessun riferimento alla situazione attuale.
Anche le risposte che ci arrivano dagli officer della Commissione Europea sono piuttosto vaghe:
- alcuni rimandano alle indicazioni date delle autorità nazionali;
- alcuni accolgono la possibilità di posticipare l’evento o di trovare modalità alternative di realizzazione;
- altri garantiscono piena flessibilità nella gestione dei progetti, senza dare però risposte specifiche sul progetto.
I nostri suggerimenti
Una situazione imprevedibile come quella che si sta verificando non trova una risposta nei manuali di project management e nelle tecniche di progettazione.
È consigliabile pensare a tutto ciò che possa alterare il corretto svolgimento del progetto informare immediatamente la Commissione Europea o l’Agenzia di riferimento su quali sono le attività progettuali che a causa della situazione emergenziale non possono essere realizzate.
È essenziale che tutti i partner di progetto facciano quanto possibile per recuperare i costi, richiedendo, ad esempio, il rimborso per un volo cancellato o trovando forme alternative per la realizzazione degli eventi in programma, laddove questo consenta ugualmente il raggiungimento dell’obiettivo di progetto.
È importante che il Capofila predisponga un elenco dei costi sostenuti da ciascun partner per l’organizzazione dell’evento o del meeting che non potrà essere realizzato e lo comunichi tempestivamente alla Commissione Europea.
In giorni come questi ci è richiesto un grande sforzo, umano e professionale.
Tuttavia, pur sotto l’effetto straordinario di un evento negativo come il Covid-19, abbiamo la possibilità di trovare soluzioni progettuali creative e, se saremo capaci di affrontare questa spinta all’innovazione, al passaggio dell’emergenza il Coronavirus avrà portato anche qualche elemento positivo.
