Erasmus+ 2020 KA2 - Partenariato Strategico: come scrivere un progetto | Guida Pratica

In occasione della European Vocational Skills Week, l’INAPP (Istituto Nazionale per l’Analisi delle Politiche Pubbliche) ha organizzato un INFODAY sul nuovo bando Erasmus Plus 2020 con un focus sull’ambito Istruzione e Formazione Professionale e sulla Key Action 2 - Partenariato Strategico.

Prodos, ovviamente, era presente all'evento! Siete pronti a leggere tutte le chicche che abbiamo raccolto per voi in vista della prossima progettazione? Eccole qui!

P.S. Se hai già un'idea per un progetto Erasmus+, ma non sai quale webform compilare, leggi il nostro approfondimento sulle Azioni Chiave (in inglese KA, cioè Key Action)

1. Partenariato strategico: per l'innovazione o per lo scambio di buone pratiche?

E’ una scelta tanto difficile quanto fondamentale: “Quale delle due linee è quella adatta a
finanziare la nostra idea?” Per saperlo occorre prima di tutto capire la differenza tra i tipi di
Partenariato Strategico.

Cominciamo con il comprendere un aspetto essenziale: che cosa si intende con "innovazione" in un bando Erasmus Plus?

Dobbiamo pensare che un partenariato strategico per l’innovazione si sviluppa a partire dal rilevamento di un bisogno formativo che non può essere soddisfatto, allo stato attuale, da nessuna proposta educativa esistente.

L’evidenza di questo bisogno formativo emerge da una ricerca di contesto, che va condotta prima di iniziare a definire qualsiasi proposta progettuale. La ricerca, infatti, sia essa compilativa o basata su interviste, questionari o focus group, ci permette di raccogliere dati in grado di dimostrare che esiste un bisogno reale da soddisfare.

A partire da questo bisogno, occorre porsi degli obiettivi, i quali verranno raggiunti attraverso un prodotto tangibile, realizzato e diffuso mediante le attività del nostro progetto.

Questo prodotto tangibile viene chiamato tecnicamente Intellectual Output e può essere, ad esempio, un nuovo percorso formativo finalizzato allo sviluppo di una figura professionale non ancora riconosciuta, di cui abbiamo rilevato la necessità sul mercato conducendo un sondaggio con le imprese.

A grandi linee il processo di sviluppo di un Intellectual Output dovrebbe prevedere le seguenti fasi:

• Rilevamento del bisogno sul mercato di una figura professionale capace di svolgere determinate mansioni;
• Definizione delle conoscenze e delle competenze che questa figura deve possedere;
• Ideazione di un percorso formativo ad hoc per trasferire quelle conoscenze e competenze;
• Implementazione, sperimentazione e validazione della proposta formativa (corso pilota);
• Mettere a sistema la proposta formativa, grazie alle fasi di disseminazione e adozione (parte di altre realtà al di fuori del partenariato) dell’Intellectual Output e allo sviluppo di nuove politiche da parte delle istituzioni pubbliche che ne assicureranno la sostenibilità e continuità oltre il termine del progetto.

Insomma, per capire se il nostro progetto va inserito in un partenariato strategico per l’innovazione dobbiamo chiederci: "Sto proponendo qualcosa di nuovo in grado di soddisfare un bisogno formativo reale a cui niente di esistente è in grado di rispondere?"

Se la risposta è “sì”, allora abbiamo in cantiere un’innovazione!

Attenzione!

2. Selezione delle priorità

La Commissione ha definito 17 priorità per il nuovo bando Erasmus+ 2020 IFP, ma per il contesto nazionale italiano alcune sono più importanti:

Priorità orizzontali di rilevanza nazionale

• Sostegno alle priorità per tutti di acquisire e sviluppare competenze chiave, incluse le abilità di base
• Inclusione sociale
• Obiettivi ambientali e di clima
• Trasparenza e riconoscimento delle competenze e delle qualifiche

Priorità settoriali di rilevanza nazionale

• Apprendimento basato sul lavoro in tutte le sue forme
• Qualità dell’IFP
• Accesso di tutti alla formazione e alle qualifiche attraverso l’IFP continua
• Competenze chiave nell’IFP iniziale e continua
• Sviluppo professionale iniziale e continuo di insegnanti, formatori e mentori dell’IFP

ATTENZIONE!

• Se presento un progetto solo su una priorità orizzontale NON vengo penalizzato
• Se presento un progetto solo su una priorità settoriale NON vengo penalizzato

Possiamo, quindi, decidere di sviluppare:

• un progetto settoriale, in un solo ambito educativo, orientato a una singola priorità orizzontale;
• un progetto settoriale, in un solo ambito educativo, orientato a una singola priorità settoriale;
• un progetto transettoriale, che impatti più ambiti educativi diversi. In questo caso sarà necessario indicare una priorità specifica per ogni ambito coinvolto.

3. La valutazione del progetto

Ci sono 4 criteri fondamentali che il valutatore prenderà in considerazione per decidere se il vostro progetto è finanziabile o meno:

1. Rilevanza (max 30 punti – min 15 punti)
2. Qualità della proposta (max 20 punti – min 10 punti)
3. Partenariato (max 20 punti – min 10 punti)
4. Impatto e disseminazione (max 30 punti – min 15 punti)

Il minimo per entrare in graduatoria è 60 punti, rispettando però i minimi relativi a ogni singolo criterio.

Quali sono le caratteristiche del progetto che rientrano nei 4 criteri citati?

A. Quando sentiamo la parola “rilevanza” dobbiamo pensare alla coerenza del progetto con gli obiettivi e le priorità del bando.

Sarà, quindi, fondamentale:

• basare il progetto su un’analisi adeguata dei bisogni formativi;
• definire obiettivi realistici e misurabili attraverso indicatori quantitativi e qualitativi;
• esplicitare subito il target group, ossia chi usufruirà direttamente dell’Intellectual Output;
• differenziare tra target group diretto e indiretto;
• evidenziare le sinergie tra i diversi settori educativi coinvolti, se più di uno;
• sottolineare il carattere innovativo e complementare della nostra idea: no alle repliche;
• spiegare il valore aggiunto europeo del progetto, ossia perché per realizzarlo abbiamo voluto coinvolgere altri Paesi.

B. L’analisi della qualità della proposta si basa, invece, su elementi che evidenziano la coerenza interna del progetto come:

• Il work plan, ossia il piano delle attività, che deve essere chiaro e deve mettere in evidenza il legame logico con gli obiettivi: "se svolgeranno queste attività, realizzeremo questa intellectual Output che a sua volta ci aiuterà di raggiungere gli obiettivi prefissati?"
• Il diagramma di Gantt che deve essere proporzionato e fattibile in termini di tempi di realizzazione delle diverse attività e del rapporto di dipendenza tra le stesse. A questo proposito occorre soffermarsi un attimo sulla durata del progetto: possiamo definire un numero di mesi compreso tra 12 e 36, ma dobbiamo essere realistici e attendibili;
• Il budget, che deve essere sbilanciato tra i partner ed efficiente, senza sprechi, ma capacità di garantire una qualità elevata;
• Le misure di controllo preventive per assicurare la qualità del progetto: ad esempio, cosa facciamo affinché il progetto rispetti le tempistiche o sviluppi uno o più Intellectual output di elevata qualità? la risposta potrebbe essere istituire uno Steering Commettee, formato da membri selezionati del partenariato, che monitori le attività progettuali e ne tenga sotto controllo lo sviluppo.

C. Partenariato deve essere formato da:

• almeno 3 organismi rilevanti per il tema del progetto e provenienti da 3 diversi Paesi;
• organismi con competenze complementari nel settore di interesse.

Attenzione!

Come possono partecipare i Paesi terzi?

• I Paesi Terzi NON hanno un'agenzia nazionale, quindi non possono essere MAI capofila;
• I Paesi Terzi NON possono rientrare nel conteggio del numero minimo di Paesi (3), necessari per la creazione di un partenariato (se ho 2 Paesi Membri e 1 Paese Terzo, non ho un partenariato eleggibile): ma possiamo scegliere di coinvolgere il Paese Terzo come 4°partner;
• Devo sempre giustificare in modo convincente la presenza di questo Paese Terzo: “è necessario? Perché? Quale valore aggiunto apporta? Non esiste nessun altro Paese Membro in grado di contribuire allo stesso modo?”

…e per quanto riguarda i partner associati?

I partner associati non ricevono nessuna quota di budget e il loro ruolo all’interno del progetto è abbastanza marginale. Tuttavia, possono essere di supporto per le seguenti attività:

• disseminazione dei risultati di progetto e comunicazione;
• sperimentazione dell’Intellectual Output e raccolta di feedback;
• supporto per il reclutamento dei partecipanti al progetto.

Qualsiasi cosa decidiate di far fare ai vostri partner associati deve essere in linea con la visione e gli obiettivi di progetto.

Attenzione anche a non descriverli come indispensabili: diamo loro il giusto peso, altrimenti il valutatore si chiederà perché non li abbiamo inseriti nel partenariato ufficiale.

D. Impatto e disseminazione

Quando si tratta di descrivere impatti e disseminazione ricordiamoci che è essenziale partire dai singoli individui per poi passare al sistema.

Le seguenti domande possono aiutarci a strutturare una previsione completa del nostro impatto:

• "Quale impatto ha il nostro progetto sul target diretto? E su quello indiretto? Attraverso quali mezzi di comunicazione lo ottengo?”
  
• “Quale impatto ha sugli organismi, come ad esempio le imprese? Come lo massimizziamo?”
  
• “Quale impatto ha sul sistema? Modernizza le istituzioni pubbliche affinché sviluppino nuove policy all’avanguardia in grado di contribuire al raggiungimento degli obiettivi generali della Commissione in ambito educazione e formazione? Come?”
  
• “Come assicura la sostenibilità e l’efficacia dell’Intellectual Output anche dopo il termine dei finanziamenti?”

Ricordiamoci che è sempre bene fare riferimento a degli indicatori (ad esempio: numero di persone coinvolte nel percorso formativo; numero di imprese che hanno beneficiato di risorse umane formate attraverso il progetto, ecc.) e ai relativi strumenti di misura.

4. Pillole di Project management per una proposta progettuale finanziabile e concretamente realizzabile

• L'intellectual output va realizzato dallo staff. MAI da un ente subappaltato; ‌‌‌‌‌‌ ‌‌
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• Deve esserci un legame formale di collaborazione tra l’organizzazione e lo staff che svolge le attività di progetto; l’interno dell’organizzazione quel tipo di mansione;
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• Occorre giustificare la scelta del personale selezionando risorse umane esperte nel settore di sviluppo del progetto e che svolgono normalmente all’interno dell’organizzazione quel tipo di mansione;
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• Ok ai collaboratori a Partita IVA, ma è necessario dimostrare un legame storico con l’organizzazione partner e il loro expertise rispetto all’ambito del progetto. E’ comunque meglio coinvolgere personale dipendente;
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• Motivare sempre i costi eccezionali, specialmente i subappalti;
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• Organizzare al massimo 1 Evento Moltiplicatore per ogni Intellectual Output;
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• Negli Eventi Moltiplicatori occorre invitare persone esterne al partenariato: il personale delle organizzazioni partner può partecipare, ma NON può essere conteggiato per la rendicontazione delle spese organizzative dell’evento;
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• Nella pianificazione delle attività e delle relative tempistiche, occorre prestare molta attenzione a giorni festivi e chiusure aziendali, durante i quali le attività di progetto verranno interrotte;
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• Non sottovalutare la “persona di contatto” nel formulario: meglio indicare una persona diversa dal legale rappresentante;
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• Nella sintesi cerchiamo di inserire in modo chiaro e ordinato gli elementi chiave del nostro progetto: contesto, obiettivi, paesi coinvolti, descrizione delle attività, breve descrizione del/degli Intellectual output, risultati, impatti e strategie per la sostenibilità.

5. I Costi di progetto

Le voci di costo di un progetto Erasmus+ KA2 - Partenariato Strategico sono:

1. Project Management
2. Intellectual Output
3. Multiplier Event
4. Costi eccezionali
5. Supporto ai bisogni speciali

Gli errori vengono commessi più spesso nella categoria Intellectual Output, sotto la quale vanno inserite le spese per lo staff. Le risorse umane dedicate alla realizzazione dell’Intellectual Output possono essere di 4 tipi:

• Manager
• Formatori
• Tecnici
• Amministrativi

In particolare, è la voce “Manager” che mette in difficoltà, dato che esiste anche la categoria di costo “Project Management”.

Se, infatti, il finanziamento destina 500€/mese all’organizzazione capofila e 250€/mese a ogni
organizzazione partner, fino a un massimo di 12.500€/mese, per il Project Management (attenzione, quindi, al numero di partner: oltre i 10 non è più possibile coprire le spese di management), perché esiste una voce “manager” anche sotto la categoria di costo Intellectual Output?

I costi per lo staff manager sono coperti dalla categoria “Project Management” o dalla categoria“ Intellectual Output – Manager”?

La risposta è “dipende”.

Caso A - Se si tratta di manager che si occupano della gestione trasversale del progetto, i loro costi saranno coperti dalla categoria Project Management.

Caso B - Se, invece, si tratta di risorse che si occupano esclusivamente di gestire e coordinare le attività di sviluppo di un Intellectual Output e hanno una doppia funzione perché sono anche formatori, allora vanno rendicontati sotto la categoria “Intellectual Output – Manager”.

Per quanto riguarda i transnational meeting, non esageriamo: 1 ogni 6-8 mesi è più che sufficiente, tenendo conto delle nuove soluzioni offerte dal digitale.

Non confondiamoli con le LTTA: Learning, Teaching and Training Activities.

1) Nel primo caso si tratta di meeting in cui i partner si incontrano per valutare le attività svolte, programmare quelle nuove e monitorare in generale l’andamento del progetto.

2) Nel secondo caso, invece, si tratta di mobilità rivolta più al target di progetto che ai partner e che potrebbe essere utilizzata, ad esempio, per testare i moduli formativi sviluppati.

Ad ogni modo, va sempre giustificata in maniera appropriata e deve essere funzionale al raggiungimento degli obiettivi di progetto.

Nel caso si decidesse di includere questo tipo di attività (LTTA), il budget comprenderà anche le seguenti voci:

• Viaggi
• Quota integrativa per alti costi di viaggio nel territorio nazionale
• Sostegno individuale
• Sostegno linguistico
• Costi Eccezionali

Parlando, invece, di costi eccezionali, vanno rendicontati come costi reali e devono essere, quindi,
supportati da prove di spesa (fatture, bonifici, scontrini, ecc.). Inoltre, sono coperti dalla Commissione fino al 75% e fino a un massimo di 50.000 €.

Nei costi eccezionali rientrano le seguenti voci:

• garanzia fideiussoria (necessaria solo se il finanziamento di un partner privato supera 60.000€);
• subappalto;
• acquisto/noleggio di strumentazione.

Infine, per quanto riguarda i costi per il supporto ai bisogni speciali, vanno rendicontati come costi reali ma, diversamente dai costi eccezionali, sono coperti dalla Commissione Europea al 100%.

Scrivere un progetto Erasmus Plus 2020 KA2 - Partenariato Strategico: ricapitolando

1. Cerchiamo di capire se il nostro progetto mira a sviluppare un Intellectual Output, ossia un’innovazione nel settore istruzione e formazione, o semplicemente a scambiare buone pratiche con altre organizzazioni europee che operano nello stesso ambito;
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2. Selezioniamo almeno 1 priorità orizzontale o almeno una priorità settoriale affinché la proposta sia eleggibile e valutiamo in particolare le priorità di rilievo nazionale;
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3. Quando scriviamo, leggiamo il nostro progetto con gli occhi del valutatore e teniamo bene a mente tutti i criteri che prenderà in considerazione per decretarne o meno il finanziamento: Rilevanza, Qualità della proposta, Partenariato, Impatto e disseminazione. In particolare ricordiamoci di costruire un partenariato solido e competente, con un minimo di 3 partner da diversi Paesi e un massimo di 10 partner (capofila incluso); valutiamo bene l’inserimento di un Paese Terzo e coinvolgiamo partner associati.
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4. Quando scriviamo, cerchiamo di immaginare concretamente e in modo dettagliato quali saranno le attività che dovremo svolgere per produrre i risultati e raggiungere gli obiettivi di progetto: visualizzare aiuta a prevedere i rischi e gli ostacoli che potremmo incontrare in fase di management e, quindi, a evitarli o a preparare un eventuale piano b, nel caso qualcosa dovesse andare storto nel corso delle attività.
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5. Facciamo attenzione ai costi che carichiamo nella sezione “Intellectual Output – Manager”: rischiamo di essere penalizzati se non riusciamo a giustificarne in modo credibile la presenza. Spesso, infatti, non sono valutati come necessari, dato che il finanziamento Erasmus prevede di default un importo da dedicare al Project Management.

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