Il lavoro di un progettista è caratterizzato da scadenze importanti, obiettivi e strategie da condividere con il team, con importanti responsabilità in merito alla pianificazione delle risorse e degli strumenti adeguati per la realizzazione del progetto, nonché monitoraggio del progetto e rendicontazione.
Nella gestione di un progetto il progettista può quindi trovare utile affidarsi ad alcuni strumenti che facilitino il suo lavoro in quanto a organizzazione, pianificazione, coordinamento con il team. Può trattarsi, quindi, di tool che usa un qualsiasi professionista che abbia necessità di un confronto costante con il proprio team, di annotare scadenze e priorità, di condividere obiettivi strategici.
Tool, quali caratteristiche cercare?
Solo con l'esperienza un professionista è in grado di comprendere quali caratteristiche deve possedere uno strumento o software per essere utile al proprio lavoro. Spesso è più utile affidarsi ad un unico software per l'intera gestione del progetto che restituisca una panoramica completa di tutto il progetto, delle risorse coinvolte e dei costi.
Quali caratteristiche cercare in un tool, allora?
- Un software deve essere affidabile e completo;
- deve rispondere a determinate esigenze di usabilità;
- deve essere adatto e utilizzabile a tutte le figure del team;
- deve dare la possibilità di condividere obiettivi, strategie, organizzare task e attività.
Un software davvero utile deve rispondere a esigenze di task management per creare attività e aggiungere descrizioni, importare date e scadenze, assegnare priorità e tenersi aggiornarti sull’andamento del lavoro. Inoltre, deve favorire la collaborazione del team e permettere una completa pianificazione e successivamente monitoraggio del progetto.
5 tool gratuiti per un progettista
Trello è un tool che rende più facile per i team gestire progetti e attività: semplice, flessibile e potente. Bastano bacheche, elenchi e schede per avere una visione chiara di chi sta facendo cosa e cosa deve essere fatto.
Asana è una soluzione cloud-based di project e task management che aiuta le aziende a gestire e organizzare attività e progetti, comunicare e collaborare. Uno strumento utile per i team e le aziende che gestiscono più progetti alla volta, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. Tra le principali caratteristiche: il reporting, le notifiche automatiche, un portale clienti, strumenti di collaborazione, dashboard, un’app mobile, la gestione di documenti e l’assegnazione delle attività.
Airtable si basa su una gestione del lavoro collaborativo tramite l’utilizzo di un cloud, con cui il team può visualizzare le attività su una griglia, un calendario, una bacheca Kanban o una galleria. Le sue principali funzionalità includono task management, collaborazione, monitoraggio di report/progetti e monitoraggio dei tempi.
Con BaseCamp è possibile organizzare una comunicazione in tempo reale con to-do list, calendari, scadenze e condivisione di file, grazie a cui il team può tenere traccia delle priorità del progetto. Gli utenti possono creare progetti, documentare i progressi fatti e gestire le attività.
Monday permette di pianificare, eseguire e monitora progetti di qualsiasi dimensione, con la possibilità di ottenere uno spazio unico e personalizzabile per gestire ogni aspetto del proprio lavoro. È possibile creare eventi, assegnare attività e priorità, fissare scadenze e compiti.
Progettazione: tre strumenti per la gestione del lavoro
Di quali strumenti, invece, deve dotarsi un progettista per muoversi all'interno della grande macchina della progettazione? Quello del project manager è un lavoro che richiede cura e attenzione ai dettagli per evitare che un progetto venga bocciato o che si perda di vista l’obiettivo principale durante la pianificazione delle attività connesse: per questo è importante dotarsi di metodologie e strumenti adatti che siano da supporto.
Il Quadro Logico rappresenta il primo passo del progettista impegnato nella delicata fase di scrittura. Viene definito come l'impalcatura che serve poi per scrivere la proposta. In termini pratici, si tratta di una matrice formata da 4 colonne e 4 famiglie di righe che identifica e quantifica i 4 punti cardine di un progetto.
La Work Breakdown Structure, anche detta struttura di scomposizione del lavoro, è uno strumento utile ai fini dell’organizzazione delle attività nell’ambito di un progetto. Il vantaggio di questo strumento è di ottenere una rappresentazione visiva del piano di progetto: l’obiettivo principale viene posizionato nella parte superiore, da cui si diramano le dipendenze e le sotto-dipendenze.
Uno strumento molto utile per la programmazione temporale delle attività progettuali è il cosiddetto diagramma di Gantt, una rappresentazione grafica a barre orizzontali in cui sull'asse delle ascisse viene rappresentata la variabile tempo espressa in mesi o settimane o giorni a seconda del tipo di progetto, mentre sull'asse delle ordinate vengono riportati i pacchetti di lavoro, i WP, con le relative attività e sottoattività, così come sono stati strutturati attraverso la Work Breakdown Structure.
L'analisi SWOT o matrice SWOT è uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce di un progetto o in un'impresa o in ogni altra situazione in cui un'organizzazione o un individuo debba prendere una decisione per il raggiungimento di un obiettivo.
