Gestire un progetto sportivo

La realizzazione di un progetto si divide in 2 FASI ber precise: la PROGETTAZIONE e la GESTIONE. La prima fase ha inizio con la definizione della logica di intervento del nostro progetto, continua con il completamento del formulario e termina con l’invio della proposta completa alla CE.  Una volta terminata questa prima fase, occorre attendere i tempi di valutazione della Commissione, che in genere si aggirano intorno ai 6 mesi.

In caso di valutazione negativa, la Commissione invia un documento recante una revisione di tutti i punti che non hanno raggiunto la sufficienza per il finanziamento. Per vedere finanziata la nostra proposta, dobbiamo raggiungere almeno 60/100. Questi 60 punti devono però essere ripartiti su 4 voci: oltre al minimo di 60 punti globali, deve essere raggiunto un minimo in ciascuno voce, affinché il progetto sia finanziabile.

Se invece il nostro progetto viene accolto, riceveremo un'email, all'indirizzo indicato al momento della presentazione della proposta, in cui ci verrà comunicato che siamo beneficiari del contributo. I tempi tra la comunicazione della Commissione e l'inizio delle attività progettuali sono abbastanza brevi e occorre fornire subito in ORIGINALE l'accordo di collaborazione sottoscritto con i partner (Partnership Agreement). Inizia qui la seconda fase.

 

La Commissione ci chiederà anche di fornire altri documenti. Se siamo capofila di progetto ed è la prima volta che riceviamo un finanziamento europeo, sarà necessario comunicare tutte le informazioni amministrative e legali relative alla nostra organizzazione, tra cui lo statuto o l'atto costitutivo (se siamo un'associazione). A questo punto viene stipulato un vero e proprio contratto tra la Commissione e l'organizzazione capofila (Grant Agreement), a cui segue il versamento della prima tranche di finanziamento (per progetti sportivi si aggira intorno a 70% dei costi complessivi da sostenere), da distribuire tra i partner.

Nei progetti lunghi c'è il rischio reale di non riuscire a documentare alcune attività oppure il rischio di ritardare la gestione delle attività. E' importante riuscire a gestire il progetto in sinergia costante con i partner che devono essere sempre messi nelle condizioni di avere un confronto sui tempi della realizzazione. Un altro rischio concreto è quello di avere motori che viaggiano su cilindrate e velocità diverse il che è normale anche rispetto ai ruoli di ognuno all'interno del progetto, ma occorre comunque tenere questa aspetto sotto controllo per evitare di cerare problemi nei tempi di realizzazione. Un buon modo per evitare il problema è il project chart, ovvero un documento contenente le linee guida del progetto, le attività numerate progressivamente, i tempi di realizzazione, i costi per ogni singola attività e a chi spetta fare quella parte di azione. Il project chart viene in genere firmato durante il kick-off meeting, ossia la prima riunione internazionale dei partner che si organizza subito dopo la data di avvio del progetto.

E' questa un'occasione importate anche per curare i rapporti umani e accompagnare quei partner che si apprestano a gestire un progetto europeo per la prima volta. A questo punto, tutta la fase operativa è stata impostata di comune accordo con tutti i partner e possiamo avviare le attività. Un elemento utile di accompagnamento di gestione progettuale sono le rubriche, ossia documenti che separati per argomento ci consentono di tenere sotto controllo le varie attività, ma anche le relazioni e chi è competente per le singole attività.

 

Di solito i documenti di gestione si dividono in 4 gruppi:

 

Email, documenti ufficiali, registro di tutti i contatti anche telefonici che abbiamo avuto con la Commissione. La raccolta di questi documenti è necessaria per 2 ragioni: continuità della relazione e chiarezza della comunicazione, dato che tra un messaggio l'altro possono passare mesi e può essere molto difficile ricordare tutto, specialmente se si gestiscono più progetti contemporaneamente.

 

I partner non sono tutti uguali e il rapporto con ciascuno cambia anche a seconda del tipo di organizzazione (associazione, università, ecc.). Questi documenti offrono un quadro chiaro di tutti i contatti avuti con ogni singolo partner e della comunicazione intercorsa.

Uno strumento che si usa spesso in questi casi è il semaforo, una sorta di overview da appendere a muro nell'area di lavoro, per gli amanti dell’analogico, o un documento excel da conservare in una cartella visibile, per tenere costantemente monitorati i rapporti con i partner. A seconda della situazione comunicativa/operativa che ci troviamo ad avere con quel partner, questo verrà associato a un segnalino di colore verde, giallo o rosso. Ovviamente viene usato il verde quando tutto funziona bene, il giallo quando c'è qualcosa che va tenuto sotto controllo e il rosso quando abbiamo un allarme che va risolto in tempi brevi. Sarà difficile arrivare al rosso se manterremo un rapporto costante di confronto con i  nostri partner.

 

Le spese vanno documentate e certificate con chiarezza. Ci sono delle regole precise che vanno applicate passo dopo passo che le spese vengono effettuate (per saperne di più dai un’occhiata al corso budget e rendicontazione). Non è una buona pratica recuperare solo alla fine del progetto i documenti di spesa, data l'elevata probabilità di perderli. Dato che le varie amministrazioni tengono all'originalità dei loro documenti, possiamo anche fare una copia degli stessi e catalogarli in una cartella che ci permetta di recuperare facilmente quel documento di spesa o quel bonifico. Lo stesso approccio va applicato anche a tutti i documenti di gestione operativa delle risorse umane di progetto come i timesheet.

 

Il progetto prevede di raggiungere dei risultati la cui qualità va monitorata e documentata mano a mano che li raggiungiamo, segnandoli nel momento in cui sono stati raggiunti.