La predisposizione del budget è un momento cruciale della progettazione. Un budget è l'espressione in termini monetari delle attività progettuali. Non tutti i costi, però, sono ammissibili. Quali sono gli errori più comuni da evitare nella costruzione del budget di un progetto?
La mancanza di coerenza fra le attività progettuali e il budget dichiarato è uno dei rischi più grossi nella stesura del budget.
Errori nella predisposizione del budget: esempi pratici
Ogni attività della proposta progettuale che si intende candidare, ha bisogno di personale che la porti avanti, strumenti e attrezzature, viaggi e pernottamenti, la collaborazione di strutture, consulenti esterni/e. Quando si strutturano le attività di progetto è importante elencare tutto ciò di cui si ha bisogno per portarle avanti: in questo modo saranno indicate le voci di spesa.
Successivamente, è necessario definire se quelle voci rientrano fra i costi ammissibili e non ammissibili del bando. Se nell'elenco dei costi, ve ne sono alcuni che non rientrano fra le voci di spesa ammissibili, quelle non saranno considerate nel finanziamento che eventualmente si otterrà.
Cosa fare, quindi? Prima di presentare il budget e il progetto, è importante assicurarsi:
- quali spese sono state inserite nel budget di progetto;
- quali sono ammissibili e non ammissibili;
- valutare la percentuale di cofinanziamento che l'ente erogatore richiede all’ente o enti partecipanti.
Percentuale di cofinanziamento: a cosa fare attenzione?
La percentuale di cofinanziamento consiste nell'intensità di partecipazione economica richiesta al candidato o ai candidati sulla base del budget presentato.
In pratica: se si presenta un budget con costi ammissibili di 100.000 euro e il bando prevede che il cofinanziamento da parte della mia azienda sia del 20%, significa che, sulla base del budget presentato, si riceverà l'80% di quanto ho richiesto, e investire con la capacità finanziaria quel 20%. Un errore comune è non considerare tale cofinanziamento e quindi trovarsi ad imbattersi, in fase di implementazione, in uscite che non si erano considerate, mettendo in difficoltà la propria azienda.
Cosa comporta una scorretta organizzazione dei costi?
Una organizzazione scorretta dei costi può comportare diverse difficoltà che possono introdurre a differenti scenari. Sicuramente, i due più frequenti possono essere:
- se i costi sono stati organizzati scorrettamente, il rischio è di spendere più del previsto con il risultato di dover aggiungere la cifra mancante.
Da ricordare: i costi sono legati alle attività progettuali che dovranno portare a degli output per cui il progetto è stato finanziato. Questo significa che devono essere prodotti, e se non succede si rischia di perdere il finanziamento. Ci sono però delle alternative: a volte si può spostare il budget di spesa previsto per una categoria di costo su altre voci di spesa. - Viceversa, se i costi sono stati organizzati in modo scorretto prevedendo di spendere meno di quanto si era previsto, sarà necessario restituire la parte di contributo residua non utilizzata.
Pianificazione costi e scrittura del progetto: consigli utili
Cosa significa scrivere un buon progetto e quali sono gli elementi a cui far più attenzione nell'ambito della pianificazione dei costi? Per scrivere un buon progetto è necessario innanzitutto strutturare il lavoro con l'idea che poi si dovrà attuare, mettere in pratica. Bisogna sempre chiedersi mentre si scrive quell'attività: si è in grado di organizzare quell’evento o produrre quel documento?
Bisogna sempre commisurare la propria capacità amministrativa, organizzativa e finanziaria alle attività proposte. Si progetta cosa si può fare davvero. Rispetto alla pianificazione dei costi, la regola rimane sempre la stessa: fare attenzione alla coerenza tra costi e attività progettuali e ai costi ammissibili. Rimane solo da chiarire quali siano i costi da imputare nel budget di progetto e quali invece no.
