In questa pillola di progettazione, estratta dal corso FONDI EUROPEI PER L'AMBIENTE, vedremo come strutturare il budget di un progetto LIFE.
La costruzione del budget: le categorie di costo
Come è fatto il budget di un progetto LIFE? Occorre prima di tutto capire quali sono le categorie di costo che vengono incluse nel budget:
- PERSONALE: include sia i costi del personale fisso che quelli del personale assunto appositamente per il progetto. Il personale fisso è costituito da persone che già lavorano nelle organizzazioni partner di progetto e che dedicheranno parte del loro tempo al progetto stesso. Nel budget il costo del personale viene indicato moltiplicando il costo orario o giornaliero della risorsa umana, per il numero di ore o giornate di lavoro che questa dedicherà alle attività di progetto
- VIAGGI: trattandosi di progetti tecnici sarà sicuramente necessario realizzare delle missioni per fare dei sopralluoghi. Occorre, quindi, dettagliare dove intendiamo andare, per quale motivo, per quali attività e, appunto, quanto questo spostamento ci verrà a costare
- ASSISTENZA ESTERNA: si tratta dei costi per quelle attività di progetto che affideremo all'esterno, in quanto le organizzazioni beneficiarie non possono svolgerle con le loro risorse
- ACQUISTO/AFFITTO DI TERRENI o compensi per l'uso (categoria di costo presente solo nei progetti LIFE natura)
- INFRASTRUTTURE, MATERIALE DUREVOLE ED EQUIPAGGIAMENTO: si tratta di spese per beni che possono essere registrati nel registro dei beni durevoli dei beneficiari e che intendiamo acquistare durante il progetto perché ci servono nell'esecuzione delle azioni. Potrebbe trattarsi di beni di consumo come carburanti o reagenti chimici
- ALTRI COSTI: è una categoria che comprende tutti quei costi che non rientrano nelle altre categorie e che può includere spese di traduzione o spese per la sussistenza di relatori che parteciperanno ai nostri convegni, ma non fanno parte del nostro personale
- SPESE GENERALI: spese indicate in maniera forfettaria, con il massimo del 7% della somma dei costi di tutte le altre categorie, le quali vanno a coprire le spese telefoniche, l’elettricità e il riscaldamento degli immobili all'interno dei quali lavora il personale di progetto e le spese amministrative del personale necessario per svolgere il progetto stesso.
Costi eleggibili (e quindi rimborsabili)
Per essere eleggibili i costi devono essere:
- PREVISTI nel budget del progetto in fase di proposta
- REALI ED EFFETTIVAMENTE SOSTENUTI, quindi si tratta di spese vere, non di valorizzazione e quantificazioni di beni già in possesso che vengono utilizzati durante il progetto
- DIRETTAMENTE CONNESSI E NECESSARI alla realizzazione del progetto: nel budget di previsione dobbiamo includere tutte le spese che pensiamo di sostenere durante il progetto
- REGISTRATI, IDENTIFICABILI E VERIFICABILI nei libri contabili e nei documenti fiscali dei beneficiari (filiera dei documenti rintracciabile)
- CONFORMI alla normativa in materia di fiscalità e previdenza sociale
I costi non eleggibili
I costi non eleggibili sono quelli sostenuti per:
- azioni che fruiscono del sostegno di altri strumenti finanziari dell'UE: evitiamo di includere nel progetto azioni o attività finanziati da altri fondi europei
- attività non previste dal progetto
- modifiche al progetto che non hanno ottenuto il nulla osta da parte della Commissione Europea
- la produzione di materiale divulgativo che non comprende il logo di LIFE e il chiaro sostegno dell'UE all'iniziativa. Nella proposta dovremo già dichiarare che eventuali prodotti informativi conterranno i loghi di LIFE e della Commissione Europea
- azioni di compensazione di danni ambientali svolti da altri progetti
- contributi in natura: se l'ente beneficiario vuole organizzare un convegno dentro la propria sala convegni non può calcolare il costo dell'utilizzo della propria sala come se fosse un fornitore di spazi espositivi
- fatturazioni tra beneficiari
- spese non pertinenti, inutili e superflue
- distribuzione, marketing e pubblicità ai fini della promozione di prodotti e attività commerciali non esplicitamente indicate nel progetto
- rappresentanza: pranzi, cene, regali, a meno che non siano riconosciute come assolutamente necessarie per realizzare attività progettuali
- viaggi, soggiorni o qualsiasi altra forma di remunerazione per i monitor e gli officer della CE
Il budget deve, quindi, essere OGGETTIVO, REALISTICO, RAZIONALE, PERTINENTE, UTILE e NECESSARIO al progetto, per evitare di incorrere nella non eleggibilità di costi che non avevamo previsto.
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