In questa pillola di progettazione, estratta dal corso FONDI EUROPEI PER L'AMBIENTE, affronteremo i principali ruoli coinvolti nella stesura, nell’implementazione e nella gestione di un progetto LIFE.
Coordinatore scientifico
E' l'esperto tecnico del tema di progetto, quindi è essenziale per assicurare la qualità della proposta. Per esempio, se vogliamo proporre un progetto per la riduzione dell'inquinamento dell'aria, dobbiamo avere nel nostro staff una persona esperta in questo settore. Inoltre, è bene che anche le organizzazioni partner mettano in campo dei tecnici con esperienza nel campo. Il Coordinatore Scientifico si trova tipicamente nei progetti portati avanti da consorzi universitari e lavora a stretto contatto con il Project Manager.
Project Manager, Financial Manager e Responsabile della comunicazione
Le 3 attività fondamentali all’interno di qualsiasi progetto europeo sono il coordinamento del partenariato e delle attività da esso svolte, la definizione e il controllo del budget e, infine, la comunicazione. Queste 3 attività sono rappresentate e gestite da 3 professionisti diversi:
- Project Manager: può essere una risorsa interna all’organizzazione beneficiaria o un professionista esterno assunto appositamente per gestire il progetto in accordo alle regole LIFE. In quest’ultimo caso si tratta di un euro-progettista esperto nel finanziamento LIFE e nella gestione del tema specifico di progetto
- Financial Manager: è il coordinatore amministrativo. Si assicura che il budget definito in fase di stesura venga rispettato (categorie di costo ammissibili e regole di spesa). E’ responsabile della rendicontazione dei costi e quindi della raccolta dei dati e delle schede amministrative dei partner. Ogni partner, inoltre, deve mettere in campo almeno un referente tecnico e amministrativo che si interfacci con il Financial Manager dell’organizzazione capofila.
- Responsabile della comunicazione: la comunicazione è fondamentale nei progetti LIFE, quindi è necessario che ci sia una persona capace di definire un piano di comunicazione e disseminazione coerente ed efficace e che si assicuri che tutte le attività siano svolte secondo le regole LIFE (per esempio, sui materiali di comunicazione devono essere sempre presenti il logo LIFE e quello della CE)
Figure esterne al progetto: Monitor e Desk Officer
Esistono poi 2 figure esterne al progetto che vanno considerare per la sua buona riuscita:
- Monitor: si tratta di un esperto di un'azienda esterna contrattata dalla CE per monitorare in maniera indipendente l'andamento del nostro progetto. Ci viene a fare visita una volta all'anno ed è necessario mostrargli in quel frangente l'andamento delle attività e i risultati del progetto. Ci potrà consigliare su come meglio gestirlo e informerà la CE del nostro operato. Sulla base delle informazioni fornite dal monitor, la CE potrebbe inviarci delle lettere chiedendoci chiarimenti o un maggior impegno in alcune attività di progetto.
- Desk Officer: è la figura che elabora le informazioni raccolte dal monitor. Si tratta di un funzionario dell'agenzia EASME che oltre al nostro progetto ne segue numerosi altri, tutti inclusi nel suo portfolio. In genere la visita del Desk Officer si verifica una volta sola in tutta la durata del progetto.
Relazione tra le figure coinvolte
Se dovessimo schematizzare in un diagramma il coordinamento di un progetto vedremmo che la CE, attraverso il Monitor e il Desk Officer, si relaziona al Project Manager il quale a sua volta si relaziona al Financial Manager e al Responsabile della comunicazione. Queste figure, nell'ambito delle proprie attività e competenze, si relazionano poi con i rispettivi esperti delle organizzazioni partner di progetto, al fine di assicurare omogeneità e coordinamento nelle attività.
Si tratta, perciò, di un lavoro di squadra che non può essere svolto da una singola persona. Elaborare un progetto LIFE è molto complesso (è tra i finanziamenti che più richiedono dettagli già in fase di stesura) ed è necessario che le decisioni e le scelte siano condivise tra tutti i potenziali beneficiari.
Il gruppo di lavoro deve essere definito all'inizio, già dalle prime riunioni, e deve collaborare nei vari mesi precedenti la presentazione della proposta. E' fondamentale partire per tempo e non è consigliabile attendere l'apertura del bando per iniziare a elaborare il progetto: occorre muoversi in anticipo, coinvolgendo le persone prima che apra il bando, in modo da avere il tempo per strutturare assieme una buona proposta che raccolga il contributo di tutti gli attori coinvolti.
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