Il monitoraggio bandi

Come trovare tutte le opportunità di finanziamento internazionali, europee, nazionali, regionali e delle Fondazioni? Il monitoraggio bandi è un'attività che richiede tempo, risorse e capacità di individuare il programma di finanziamento più adatto al proprio progetto.

Nella ricerca delle fonti di finanziamento più adatte è necessario tenere conto di alcuni elementi:

• lo studio di fattibilità;
• la matrice di finanziabilità;
• il monitoraggi bandi e le fonti;
• la lettura del bando;
• le informazioni-chiave.
  

Lo studio di fattibilità

Dopo aver definito la struttura del progetto e i costi di realizzazione, inizia una nuova fase: quella della ricerca delle fonti di finanziamento attraverso i bandi. È necessario mettere a confronto le varie opportunità e i vari fondi, in modo da individuare quelli che sono più in linea con le proprie esigenze sia a livello progettuale sia a livello di organizzazione.

La matrice di finanziabilità

Uno strumento particolarmente utile in questa fase è la matrice di finanziabilità. La matrice è una rappresentazione grafica su righe e colonne: lungo le righe vengono identificati gli elementi di finanziabilità e lungo le colonne le caratteristiche specifiche del progetto e le possibili fonti di finanziamento, in modo da individuare quali sono quelle più adatte.

Tra gli elementi di finanziabilità che vengono rappresentati nella matrice:

• la forma giuridica dell’organizzazione che intende proporre il progetto;
• la sua localizzazione (nel caso in cui si voglia, ad esempio, chiedere un contributo a una fondazione che è localizzata in una regione diversa da quella in cui ha sede legale il proprio ente, potrebbe presentarsi un problema);
• i destinatari del progetto o target group;
• il settore d'intervento o le azioni chiave che si vogliono realizzare attraverso il progetto.

Il monitoraggio bandi e le fonti

Il monitoraggio dei bandi che vengono emanati da enti di finanziamento pubblici o privati può essere un'attività molto lunga che richiede tempo e impegno, oltre che capacità di analisi. Infatti, esistono molte fonti di finanziamento: il web da una parte aiuta, ma dall'altra rende molto dispersiva la ricerca.

La prima regola fondamentale è quella di ricorrere sempre a fonti ufficiali e accreditate:

• le gazzette ufficiali (Unione Europea, Gazzette dello Stato o delle regioni) dove è possibile trovare tutta la documentazione e porre quesiti ai funzionari competenti;
• siti internet di enti finanziatori: Ministeri e Dipartimenti della Presidenza del Consiglio dei Ministri che emanano spesso bandi in ambito sociale;
• siti delle fondazioni private: dove è possibile trovare le linee guida per presentare delle proposte. In alcuni casi vengono emanati degli specifici bandi, in altri, invece, le fondazioni accettano richieste di contributo e sovvenzione in maniera libera e senza scadenza. Nelle linee guida vengono indicati sia i criteri di eleggibilità, sia le aree di intervento della fondazione (geografiche e tematiche), oltre che le procedure per presentare la proposta progettuale;
• portali dedicati alla progettazione: alcuni sono dedicati ai bandi di gara, altri contengono informazioni sia sulle sovvenzioni sia sulle gare d'appalto o ancora offrono schede sintetiche e consigli degli esperti come Obiettivo Europa;
• banche dati dei progetti già finanziati: si tratta dei siti degli enti finanziatori dove è possibile visualizzare la graduatoria ed eventualmente la descrizione dei progetti finanziati negli anni precedenti. Permette di capire qual è l'entità media delle sovvenzioni e quali sono le aree tematiche privilegiate da quel tipo di fondazione.

La lettura del bando

Dopo aver attentamente monitorato le fonti di informazione e dopo aver individuato il bando più idoneo al proprio progetto, la fase successiva è la lettura del bando. Il bando è un documento ufficiale che il potenziale beneficiario della sovvenzione deve leggere con molta attenzione in modo da predisporre in maniera corretta la proposta progettuale, secondo dei criteri e dei termini che sono fissati nel bando stesso. I bandi possono differire l'uno dall'altro in alcuni elementi, ma normalmente hanno una struttura abbastanza uniforme.

Quando si legge un bando è importante munirsi di una bussola mentale per individuare rapidamente quali sono gli elementi chiave, al fine di capire se si hanno o meno tutti i requisiti formali e sostanziali per richiedere un contributo.

Le informazioni-chiave

Fare attenzione alla scadenza. Capita di trovare all’ultimo momento un bando perfetto per la propria idea progettuale senza rendersi conto della scadenza. È importante a quel punto chiedersi: si hanno tutti gli elementi necessari per adattare in poco tempo il progetto al formulario del bando? Il progetto è strutturato in tutte le sue parti e c’è già un partenariato consolidato? Attenzione, inoltre, alle scadenze multiple.

Coerenza tra finalità e obiettivi del progetto con il bando. Fondamentale comprendere se gli obiettivi del progetto che si intende proporre sono allineati con quelli del bando e con le finalità dell’ente finanziatore che l’ha emanato.

Priorità di intervento e tipologia di azioni finanziabili. Ogni bando specifica le linee di intervento prioritarie e le attività ammissibili a finanziamento. Se, ad esempio, un bando ha come destinatari diretti i migranti e il progetto riguarda prevalentemente una campagna di sensibilizzazione sul tema inclusione migranti, questo non basta a far pensare che sia il bando adatto. L'attività principale del progetto deve coincidere con quella richiesta dal bando: se il bando richiede un'attività di inclusione sociale vera e propria (es. corsi di lingua per stranieri, accompagnamento al lavoro, etc.) è il caso di rinunciare.

Valutare l'ammissibilità di una proposta significa analizzare la coerenza tra l'idea progettuale e la tipologia di azione che il bando considera ammissibile. È importante quindi prendersi il tempo per studiare i vari riferimenti normativi che si trovano nella parte iniziale del bando, risultato di una programmazione politico-economica da parte dell'UE (se si tratta di bandi emessi dalla CE) oppure dagli Stati, dalle Regioni o dalle singole fondazioni.

Fare attenzione ai destinatari. Sono i soggetti a cui si rivolge il progetto e sono di 2 categorie: finali, o beneficiari, che hanno la priorità assoluta su qualunque azione posta in essere, e i destinatari intermedi, ossia soggetti che compiono azioni nei confronti dei destinatari finali e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale.

Criteri e vincoli da rispettare

Criteri di eleggibilità: tutti i bandi specificano sempre quali sono i requisiti di ammissibilità, indicando quelli relativi alla capacità finanziaria e tecnica e all'esperienza dell'ente proponete. Occorre, quindi, verificare da subito che la propria organizzazione abbia questi requisiti.

Vincoli economici: in quasi tutti i bandi è riportato l'ammontare complessivo disponibile per quel bando. Questo dato assume una rilevanza cruciale se viene associato a un altro dato, ossia la quota massima concedibile dall'ente finanziatore in termini di co-finanziamento, quindi di contributo massimo concedibile a singolo progetto. Per esempio: fino a 100 mila euro, fino a 500 mila euro e così via. La cifra totale a disposizione, lo stanziamento complessivo messo a disposizione su quel bando, diviso per la quota massima richiedibile, ci permette di fare una stima del numero di progetti che possono essere finanziati. Nel caso in cui il plafond complessivo sia di un milione di euro e la quota di finanziamento massima sia di 100 mila euro, si può supporre che vengano finanziati al massimo 10 progetti.

Vincoli temporali: è necessario considerare che la maggior parte dei bandi riporta la durata complessiva che deve avere il progetto, per esempio non meno di 12 mesi, oppure fino a 24 mesi o fino a 36 mesi. Tenere conto di questo dato è utile, perché se un'attività è stata programmata secondo una certa durata, è necessario poi verificare che sia congruente con i vincoli temporali posti dal bando e, nel caso in cui non lo sia, ipotizzare di eliminare delle attività (oppure spacchettare il progetto o rimodularlo in maniera tale da adattarlo ai vincoli temporali emessi dal bando.

Termini di approvazione e di erogazione del finanziamento: per esempio quando la scadenza quando è troppo ravvicinata, ma anche quando le erogazioni impiegano 6-7 mesi ad arrivare o addirittura un anno; in questo caso, potrebbero essere tempi troppo lunghi da sostenere per un certo tipo di organizzazione.

Criteri di valutazione: oltre a cercare di rendere il progetto più possibile comprensibile a chi lo valuterà, bisogna capire quali sono i criteri che i valutatori utilizzeranno. Il bando riporta sempre delle schede di valutazione che devono essere analizzate attentamente perché dicono quali sono gli elementi, i fattori, a cui il valutatore darà particolare importanza. Si parla, per esempio, della qualità del progetto, oppure la sua innovatività o ancora la competenza tecnica operativa espressa dal team di progetto o comunque dai partner, o la realizzazione di modelli progettuali pilota che possono essere replicabili anche in altri contesti.