Dopo aver definito la struttura logica della nostra proposta progettuale attraverso la matrice del quadro logico, il passo successivo è quello di strutturare il work plan, ossia il piano delle attività di progetto. Deve essere coerente e dettagliato sia in termini di risorse umane e materiali da impiegare che in termini di tempistiche.
Il primo passo è quello di “spacchettare” ciascuna attività individuata nella matrice del quadro logico nei suoi elementi di base:
- azioni (task);
- prodotti (output e deliverable);
- tempistica, quindi il calendario delle attività;
- durata delle singole attività;
- responsabilità dei diversi partner.
La fase di pianificazione: La Work Breakdown Structure (WBS)
Un approccio particolarmente utile è la Work Breakdown Structure che ci consente di scomporre il progetto in macro attività, i cosiddetti Work Package. Ogni WP è organizzato in attività (task) che a loro volta possono essere suddivise in sottoattività (sub-task), più facili da organizzare e gestire.
Da ricordare che una sottoattività ha senso di esistere solo se al suo compimento realizza un prodotto concreto (deliverable) che può essere un documento, un report, una ricerca, un prototipo. Il deliverable di una sottoattività, unito ai prodotti delle altre sottoattività, ci permette di arrivare alla produzione dell'output di progetto.
L'output è un prodotto o servizio realizzato durante il progetto ed è strumentale per il raggiungimento dei risultati attesi. Può trattarsi, ad esempio, di un corso di formazione finalizzato ad accrescere le competenze dei destinatari. Il WP si correda, inoltre, di alcuni punti nevralgici o snodi che vengono definiti milestone.
Le milestone segnalano un punto importante nello sviluppo del progetto, come la conclusione di un’attività propedeutica per l’inizio di un’altra o comunque un punto di svolta per il progetto.
La gestione del tempo e il diagramma di Gantt
Un altro fattore importante quando si struttura il Piano di Lavoro nella progettazione è il fattore temporale, che spesso, chi non ha una lunga esperienza di progettazione, tende a sottovalutare e quindi a sottostimare.
Uno strumento molto utile per la programmazione temporale delle attività progettuali è il cosiddetto diagramma di Gantt, una rappresentazione grafica a barre orizzontali in cui sull'asse delle ascisse viene rappresentata la variabile tempo espressa in mesi o settimane o giorni a seconda del tipo di progetto, mentre sull'asse delle ordinate vengono riportati i pacchetti di lavoro, i WP, con le relative attività e sottoattività, così come sono stati strutturati attraverso la Work Breakdown Structure.
Inoltre, ci consente di stimare l'effort, cioè l'impegno di ciascuna attività in termini di ore uomo, necessarie per l'espletamento e il completamento delle attività.
Le attività trasversali del progetto: Project management e comunicazione
Oltre alle attività di implementazione vera e propria del progetto, definite attività verticali, ci sono delle attività trasversali od orizzontali che sono immancabili, cioè non possiamo farne a meno, qualunque sia la natura del progetto che vogliamo realizzare.
In genere hanno una durata che copre l'intero ciclo di vita del progetto. Stiamo parlando del project management che comprende tutte quelle attività di pianificazione, di coordinamento, organizzazione e di controllo del progetto per il raggiungimento dei risultati entro i tempi, secondo il budget definito e con criteri di performance che sono stati prestabiliti.
Quali sono gli obiettivi del project management? Sicuramente quello di dare una visione realistica del progetto, evitando di dare false aspettative ai partner e responsabilizzando tutti gli attori coinvolti sugli obiettivi specifici.
Un'altra importantissima attività trasversale del progetto che ne copre l'intero ciclo di vita è la comunicazione e disseminazione di risultati.
Quest'attività comprende tutte quelle azioni che mirano a far conoscere il progetto, a promuovere le attività verso i destinatari, ma soprattutto a diffondere i risultati del progetto oltre il bacino degli utenti direttamente coinvolti, quindi anche verso i destinatari cosiddetti indiretti, in modo tale da moltiplicare i benefici generati dal progetto.
