In questa pillola di progettazione, estratta dal corso Fondi europei per cultura e creatività, approfondiremo le varie sezioni del formulario e vi daremo qualche suggerimento su come compilarle.
Abstract di progetto
Una volta esaurita la parte preliminare di analisi, costruiamo il nostro abstract di progetto, che deve essere conciso e completo, per farlo circolare tra i potenziali partner. L'abstarct deve contenere tutti gli elementi necessari per trasferire l'idea progettuale ai partner, la call specifica a cui si rivolge, la deadline, le attività principali previste e quindi le competenze che ci mancano e che vorremmo incontrare nei partner. Una volta trovati tutti i partner in base alle competenze richieste, entriamo nel vivo della fase di progettazione dove è richiesta assoluta coerenza. Occorre, quindi, mettersi d'accordo con i partner su qual è la problematica principale da affrontare, che in progettese significa definire:
- OBIETTIVO GENERALE che il progetto non raggiunge, ma contribuisce in piccola parte a raggiungere attraverso le sue attività;
- OBIETTIVI SPECIFICI (minimo 1 e massimo 3) che devono essere raggiunti entro la fine del periodo di finanziamento e contribuiscono all'obiettivo generale più ambizioso e di lungo periodo;
- RISULTATI ATTESI (in termini numerici e misurabili: es. numero di persone che hanno frequentato il corso online sviluppato nel progetto; numero di persone che hanno superato il test finale per la verifica dell'acquisizione delle competenze, ecc.)
- ATTIVITÀ di progetto per la realizzazione di un prodotto/servizio
- RISORSE ALLOCATE per lo svolgimento delle attività (personale, attrezzature, viaggi)
Progettazione
La progettazione deve essere rigorosa, tenendo bene in mente dal nostro obiettivo al risultato quali sono le attività che ci consentono di arrivare a quell'obbiettivo, quanto durano queste attività, chi le implementa e quali sono le risorse necessarie. La progettazione deve essere dettagliata perché tutto ciò che non viene scritto nella proposta non potrà in nessun modo essere rendicontato nei costi di progetto e quindi non verrà finanziato. Perciò più siamo completi e precisi nella descrizione delle attività necessarie, meno rimarremo spiazzati nel momento in cui effettivamente il finanziamento arriverà e avremo tutte le voci di spesa coperte.
Budgeting
Anche il budgeting deve essere fatto con accuratezza e deve essere equilibrato; ciò significa che non può esserci un partner che riceve un finanziamento eccessivamente maggiore rispetto agli altri (il lead partner, per esigenze di management e coordinamento, riceve sempre un budget leggermente superiore agli altri). In genere anche il budget viene inserito elettronicamente nell'e-form, ma spesso viene richiesta anche una versione PDF. Inutile dire che le due versioni devono essere perfettamente coerenti tra loro.
Per quanto riguarda Erasmus, avremo anche qui un formulario online che consente di calcolare in automatico il budget. E' necessario consultare la guida al programma Erasmus e la guida tecnica alla compilazione dell'e-form, compilare tutti gli allegati necessari e tenere conto che ci sono degli ammontare standard per quanto riguarda il costo del personale o i costi di viaggio e subsistance (pernottamento e cibo durante la mobilità). Occorre, inoltre, garantire che tutte le competenze chiave necessarie per la realizzazione del progetto siano effettivamente presenti all'interno del partenariato, riducendo il più possibile eventuali sub-contratti.
Attività trasversali
Ci sono attività che non possono mai mancare in un progetto, qualsiasi sia il settore o il programma di finanziamento che abbiamo scelto. Si tratta del management e della comunicazione. E’ necessario assicurare le risorse per il management, prevedendo accuratamente tutte le procedure per una gestione e un monitoraggio dei risultati di alta qualità. Specialmente nel settore culturale e creativo, inoltre, l'elemento indispensabile che occorre descrivere è la strategia di comunicazione e di disseminazione dei risultati.
Partenariato
Per una progettazione vincente è necessario che tutti i partner siano stati coinvolti in coerenza con le attività proposte. I partner rappresentano diversi settori: università, ONG, imprese, fondazioni, musei; devono essere complementari sia a livello tecnico che geografico; sarebbe ottimale se il progetto ricevesse un commitment da parte delle istituzioni o della comunità locale prima di essere presentato alla Commissione attraverso lettere di supporto o manifestazioni di interesse. Infine, è importante che il progetto sia pronto a partire non appena sia stato firmato il Grant Agreement con la Commissione.
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