In questa pillola di progettazione, estratta dal corso Budget e rendicontazione dei progetti europei, ci concentreremo su una delle voci del budget che più sollevano dubbi: il sub-contracting.
COS’E’ IL SUB-CONTRACTING?
Ma facciamo un passo indietro: cos’è il sub-contracting? Letteralmente si tratta di un subappalto e rientra nella categoria dei costi diretti.
Il sub-contracting prevede l'affidamento a terzi, tramite un contratto, di un sevizio o della fornitura di beni. Il subcontraente ci fornisce la merce o il servizio a un prezzo di mercato, quindi è l'unico caso in cui un costo che rendicontiamo prevede un profitto, sebbene non si tratti di profitto per il partner beneficiario ma solo per il subcontraente stesso.
I LIMITI DEL SUB-CONTRACTING
Nei progetti UE l'uso di questa modalità è molto limitata dalla CE. L'importo del sub-contracting, in genere, non può superare una certa percentuale del totale dei costi rendicontati.
L’organizzazione subcontraente deve essere identificata chiaramente all’interno del formulario di proposta: se non viene indicata non sarà possibile rendicontare la spesa.
Attenzione
Non è ammissibile un sub-contracting tra organizzazioni che fanno parte del partenariato di progetto e nemmeno tra società di uno stesso gruppo. In un solo caso è possibile e solo a condizione che vi sia già un accordo scritto per la fornitura di beni e servizi tra il beneficiario e la sua parte correlata, prima dell'inizio del contratto con la Commissione europea. Inoltre, è necessario dimostrare che questo trasferimento di beni e servizi avviene a prezzi di mercato.
COME ACQUISTARE BENI E SERVIZI
Il partner di progetto che vuole subappaltare a terzi una parte delle proprie attività deve svolgere delle adeguate procedure di selezione che garantiscano che l'acquisito avvenga in base al criterio best price-quality ratio.
Ciò significa che deve essere fatta una valutazione sia del prezzo che della qualità dei servizi che vengono offerti (alternativamente, quale soluzione meno preferibile, la CE accetta anche un acquisto effettuato sulla base del miglior prezzo). Per fare questo occorre avere delle adeguate procedure di procurement (inteso come fornitura di beni e servizi):
Se siamo enti pubblici
Il processo è semplice grazie al DLGS 50/2016 sugli appalti, che obbliga gli enti pubblici a seguire delle determinate procedure di procurement valide anche ai fini della rendicontazione dei costi per la Commissione.
Se siamo enti privati
Per quanto riguarda i soggetti privati, sono essi stessi, secondo la CE a doversi dare delle regole, ossia devono predisporre delle procedure, scriverle e applicarle in modo sistematico. Ma che cosa si intende per buone procedure? Visto che la CE ci da libertà di scelta, è necessario che le procedure siano adatte alle caratteristiche del singolo partner. Per avere una buona procedura di procurement occorre prevedere
- per acquisti di importo modesto, inferiore a soglie minimali, l'acquisto diretto;
- per acquisti di importo medio/medio-alto, l'ottenimento di un certo numero di offerte da diversi fornitori indipendenti; per farlo si organizza una gara di inviti a presentare offerte, che non deve essere necessariamente pubblica, ma deve coinvolgere almeno dai 3 ai 5 fornitori. A questo punto le offerte vengono esaminate e viene valutata quella migliore secondo il criterio best price-quality ratio;
- per importi elevati, la procedura dovrebbe prevedere una gara aperta accessibile a tutti gli interessati e i cui termini vengano pubblicati su media specializzati.
Infine, una buona procedura di procurement deve prevedere una valutazione, sempre secondo il criterio best price-quality ratio, delle offerte ricevute attraverso una commissione interna di più persone indipendenti dai fornitori.
Per saperne di più:
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