Work Breakdown Structure: organizzare le attività di un progetto
Quello del project manager è un lavoro che richiede cura e attenzione ai dettagli per evitare che un progetto venga bocciato o che si perda di vista l’obiettivo principale durante la pianificazione delle attività connesse: per questo è importante dotarsi di metodologie e strumenti adatti che siano da supporto.
La Work Breakdown Structure, anche detta struttura di scomposizione del lavoro, è uno strumento utile ai fini dell’organizzazione delle attività nell’ambito di un progetto. Il vantaggio di questo strumento è di ottenere una rappresentazione visiva del piano di progetto: l’obiettivo principale viene posizionato nella parte superiore, da cui si diramano le dipendenze e le sotto-dipendenze.
Caratteristiche e vantaggi della Work Breakdown Structure
Un progetto è spesso costellato da numerose attività la cui gestione è spesso difficoltosa. La WBS organizzata secondo un albero gerarchico aiuta ad avere una panoramica di quelle che sono le attività orientate ad uno stesso obiettivo. Rappresenta quindi la scomposizione del lavoro da svolgere, attività per attività, per costruire i deliverables di progetto. Per deliverable si fa riferimento ad un’espressione usata nell’ambito del Project Management per indicare il prodotto finale di un progetto.
Vantaggio della Work Breakdown Structure è quindi di ottenere un quadro preciso e dettagliato di quello che sarà inserito nell’ambito del progetto e quello che invece resterà fuori. Se parliamo di vantaggi, può essere riconosciuto che la WBS:
- consente di verificare gli obiettivi e i prodotti di progetto;
- favorisce l’emergere di integrazioni o modifiche in un momento in cui l’impatto delle modifiche è limitato visto che il documento di produce in fase di pianificazione;
- permette di suddividere l'ambito del progetto e visualizzare tutte le attività necessarie per completare i progetti;
- consente di aumentare la capacità di controllo sulle attività in base a tempi e costi sostenuti ma anche in base alla percentuale di completamente dei deliverable associati.
Perché un project manager dovrebbe usare la WBS?
Nonostante un project manager sia ben formato e abbia esperienza alle spalle, dotarsi di strumenti di pianificazione e organizzazione del lavoro significa avere una visione totale delle azioni da svolgere ed essere orientati all’obiettivo evitando ostacoli come scadenze, rischi, gestione delle risorse, gestione del team e gestione delle attività.
Realizzare una Work Breakdown Structure è il primo passo nello sviluppo di una schedulazione di progetto: definisce tutto il lavoro che deve essere svolto, in quale ordine e aiuta ad avere sempre ben chiari gli obiettivi verso cui il progetto muove. Utilizzare questo documento rappresenta un valido aiuto nel comprendere l’ambito del progetto e allocare le giuste risorse alle attività connesse. È nell’interesse del project manger essere in grado di realizzare una WBS di progetto con attenzione e precisione, analizzando tutti i dettagli senza tralasciare eventuali errori che possono andare a pesare sulla gestione di issues e modifiche in fase di realizzazione.
Come realizzare una Work Breakdown Structure efficiente
Una struttura di scomposizione del lavoro è, quindi, uno strumento di gestione del progetto che utilizza un approccio graduale per completare progetti di grandi dimensioni. Utilità di questo strumento è di suddividere il progetto in componenti più piccoli, considerando anche ambito, costi e risultati attesi in un unico strumento.
Quesito fondamentale da porsi durante la progettazione di ogni WBS è stabilire fino a quanto suddividere gli elementi del progetto: se troppo piccoli e quindi numerosi diventerà difficile tenerne traccia; al contrario, se sono troppo ampi potrebbe risultare difficile tenerne traccia e comprendere le prestazioni progettuali. Logiche e criteri di questa scomposizione variano a seconda degli elementi che si vogliono evidenziare nella struttura e dalla "granuralità" del controllo che si intende attuare.
Per realizzare la struttura di una WBS efficiente è necessario:
- iniziare dal risultato finale del progetto, ragionare su tutti i risultati finali e ai pacchetti di lavoro necessari per arrivarci dall'inizio;
- considerare che ai livelli più alti della struttura prevale la logica della suddivisione per aree di progettazione;
- deve essere adottato un unico criterio per ciascun livello per consentire omogeneità nelle comunicazioni;
- è necessario individuare tutte le attività indirette, gestionali e di supporto che concorrono alla realizzazione del progetto;
- infine, è utile tenere in considerazione anche le informazioni ad altre aree che richiedono dati strutturati, come le fonti di finanziamento, configuration management e parametri tecnici delle prestazioni richieste.
